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Artplan GmbH ist ein Wiener Architekturbüro, das Projekte von der ersten Skizze bis zur Fertigstellung begleitet – von der Planung über die Bauleitung bis hin zur Projektentwicklung. Wir sind ein kleines, engagiertes Team mit hohem Qualitätsanspruch und suchen Verstärkung für unser Büro. Aufgaben Terminkoordination, Korrespondenz, Postbearbeitung, Ablageorganisation, Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie Koordination externer Dienstleister (Reinigung, Wartung, Lieferanten u. a.) Vertragsablage, Dokumentenverwaltung, Unterstützung bei Ausschreibungen und Behördenwegen, Projektadministration Vorbereitung der laufenden Buchhaltung, Belegverwaltung, Rechnungsstellung, Mahnwesen, Abstimmung mit dem Steuerberater Einsatz und Weiterentwicklung von KI-Tools im Büroalltag (Textgenerierung, Recherche, Dokumentenverarbeitung, Automatisierung) zusammengefsst: Gesamte Büroorganisation, Verwaltung & Administration Qualifikation Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation von Vorteil Erfahrung in Büroorganisation, Assistenz oder Verwaltung Grundkenntnisse in Buchhaltung oder Buchhaltungsvorbereitung Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools Offenheit und Interesse für KI-Anwendungen im Büroalltag Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Benefits Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten Helle, moderne und sehr gut ausgestattete (klimatisierte) Büroräumlichkeiten in zentraler Lage Kleines Team = kurze und direkte Entscheidungsprozesse Marktkonforme Bezahlung, Basis = 2.900 Eur / Monat brutto Vollzeitäquivalent Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!