Office Manager:in // 12-16h/Woche, Vienna

Artplan GmbH ist ein Wiener Architekturbüro, das Projekte von der ersten Skizze bis zur Fertigstellung begleitet – von der Planung über die Bauleitung bis hin zur Projektentwicklung. Wir sind ein kleines, engagiertes Team mit hohem Qualitätsanspruch und suchen Verstärkung für unser Büro.

Terminkoordination, Korrespondenz, Postbearbeitung, Ablageorganisation, Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie Koordination externer Dienstleister (Reinigung, Wartung, Lieferanten u. a.)

Vertragsablage, Dokumentenverwaltung, Unterstützung bei Ausschreibungen und Behördenwegen, Projektadministration

Vorbereitung der laufenden Buchhaltung, Belegverwaltung, Rechnungsstellung, Mahnwesen, Abstimmung mit dem Steuerberater

Einsatz und Weiterentwicklung von KI-Tools im Büroalltag (Textgenerierung, Recherche, Dokumentenverarbeitung, Automatisierung)

zusammengefsst: Gesamte Büroorganisation, Verwaltung & Administration

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation von Vorteil

Erfahrung in Büroorganisation, Assistenz oder Verwaltung

Grundkenntnisse in Buchhaltung oder Buchhaltungsvorbereitung

Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools

Offenheit und Interesse für KI-Anwendungen im Büroalltag

Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten

Helle, moderne und sehr gut ausgestattete (klimatisierte) Büroräumlichkeiten in zentraler Lage

Kleines Team = kurze und direkte Entscheidungsprozesse

Marktkonforme Bezahlung, Basis = 2.900 Eur / Monat brutto Vollzeitäquivalent

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!