Teilzeit-Institutssekretär:in für Forschung&Lehre, Vienna

Institutssekretär:in (m/w/d)

Teilzeit

Unbefristet

Mit Berufserfahrung

Ohne Personalverantwortung

Die Medizinische Universität Wien zählt mit rund 6.500 Mitarbeiter:innen und 8.600 Studierenden zu einer der größten biomedizinischen Spitzenforschungs- und Lehrinstitutionen Europas. Das

Institut für Wissenschaft Komplexer Systeme

des

Zentrums für Medical Data Science

sucht voraussichtlich ab 3. August 2026, in Teilzeit (20 Wochenstunden) und unbefristet eine:n

Institutssekretär:in

(m/w/d).

Ihre Aufgaben:

Interne und externe Kommunikation: Ansprechpartner:in für Mitarbeiter:innen, Schnittstelle zu MedUni Wien-Abteilungen, Complexity Science Hub Vienna, Kooperationspartner:innen, Fördergeber:innen

Personalagenden: Administration von Neuanstellungen, Verlängerung und Beendigung von Arbeitsverhältnissen, Verwaltung von Freistellungen, Urlauben, Krankenständen, Abwicklung von Reisekostenanträgen und -abrechnungen, Administration von Internships, sonstigen Gastaufenthalten

Projektadministration: Bearbeitung und Dokumentation von Verträgen, Arbeitsverhältnissen, Laufzeiten, Fristen, Budgetübersicht und -überwachung, Kontoübersicht, Teil-Berichterstattung, Vorbereitung Endberichte

Lehradministration: Verwaltung von Lehrveranstaltungen im MedCampus, Kontakt zu anderen Universitäten, Kommunikation mit Student:innen

Forschungs- und Lehrdokumentation: Pflege der Plattform CRIS zur Erfassung von Forschung und Lehre (Publikationen, Projektdaten, Editor-Tätigkeiten, Vorträge, Lehrdaten)

Rechnungswesen: Administration der Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Abwicklung von Refundierungen und Barbelegen, Einkauf von Büromaterial und für Kaffeeküche, div. Zubehör, Postwege

EDV: Administration des 3-jährigen Beschaffungszyklus von Geräten, Vergabe und Anmeldung von Geräten, Reparaturabwicklung, Anschaffung von Software, Zubehör

Facilities: Administration von Raumangelegenheiten (Zuteilung, Ausstattung, Schäden, Reparaturen, Türschilder, Schlüssel), Brandschutz, 1. Hilfe, Koordination der Reinigung

Ihr Profil:

Abgeschlossene Ausbildung (Maturaniveau)

Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Sicherer Umgang mit Office-, Kommunikations- und Webtools

Sehr gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten

Service-orientierter Arbeitsstil

Unser Angebot

__Interne Weiterbildungen__ Dank eines modernen akademischen Lifelong-Learning-Konzepts können Mitarbeiter:innen laufend ihre Fähigkeiten verbessern und weitere Kompetenzen erwerben.

Gesundheitsmaßnahmen Die Gesundheit aller Mitarbeiter:innen ist ein wichtiges Anliegen, daher gibt es zahlreiche Angebote zur Vorsorge und Gesundheitsförderung.

Kantine In den Betriebsrestaurants erwartet Mitarbeiter:innen ein günstiges und vielfältiges Angebot.

Gleitzeit&Telearbeit Es besteht in vielen Fällen die Möglichkeit der flexiblen Zeiteinteilung durch Gleitzeitmöglichkeiten. Je nach Berufsgruppe sowie individueller Vereinbarung gibt es die Möglichkeit zur Telearbeit bis zu 40%.

Kinderbetreuung Für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Familie gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Kinderbetreuung, auch in den Schulferien.

Betriebliche Altersvorsorge Für die Altersvorsorge aller Mitarbeiter:innen leistet die MedUni Wien als Arbeitgeberin monatliche Beträge zur Pensionskasse.

Gute Verkehrsanbindung Die Standorte der MedUni Wien sind zentral gelegen und mitöffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut erreichbar.

Mitarbeiter:innenrabatte Alle Mitarbeiter:innen der MedUni Wien erhalten bei zahlreichen Firmen Sonderkonditionen und Rabatte.

Parkmöglichkeit Mitarbeiter:innen haben die Möglichkeit, einen kostengünstigen Parkplatz in Anspruch zu nehmen. Abstellplätze für Fahrräder sind ebenfalls vorhanden und werden laufend ausgebaut.

Sichere Arbeitgeberin Die MedUni Wien bietet ein sicheres Arbeitsumfeld und stabile Arbeitsplätze.

Work-Life-Balance Durch faire Arbeitsteilung und Teamwork entsteht eine ausgeglichene Work-Life-Balance. Es wird auf geregelte Arbeitszeiten sowie ausreichende Erholungszeiten und ein gesundes Maß an Workload geachtet.

Mitarbeiter:innenevents Neben Veranstaltungen zum Vernetzen und Feiern bietet die MedUni Wien regelmäßig spannende Fachvorträge, bei denen aktuelle Themen aus dem Bereich der Medizin vorgestellt werden.

Beratungsangebote Je nach Bedarf sind Beratungsangebote (z.B. Career&Care), Coaching, Supervision und Mediation verfügbar.

Barrierefreiheit und Bekenntnis zur Diversität und Inklusion Die MedUni Wien hat sich das Ziel gesetzt, Diversität organisatorisch zu verankern und damit zur Chancengleichheit von Mitarbeiter:innen beizutragen.

Jobticket Das Rektorat der MedUni Wien bezuschusst als Beitrag zum Klimaschutz Jahreskarten für öffentliche Verkehrsmittel, um die Nutzung zum und vom Arbeitsplatz zu fördern.

Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung (Uni-KV, VerwGr. IIIa) beträgt derzeit Euro 1.379,- brutto (14x jährlich) auf Teilzeitbasis und kann sich eventuell durch die Anrechnung von entsprechenden, einschlägigen Vorerfahrungen und um sonstige mit den Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entgeltsbestandteileerhöhen.

Wir freuen unsüber Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen und/oder chronischen Erkrankungen und laden daher besonders dazu ein. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der MedUni Wien. Informationen finden Sie unter meduniwien.ac.at/behindertenvertrauenspersonen

Die Informationen gemäß Datenschutz-Grundverordnung finden Sie unter meduniwien.ac.at/datenschutz/bewerbungen

Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Lebenslauf, Anschreiben und gegebenenfalls Zeugnisse und Zertifikate als Nachweis der gewünschten Qualifikationen. Bei reglementierten Berufen legen Sie bitte auch einen Nachweis der Berufsberechtigung bei.

Geben Sie die

Kennzahl 282/26

im Betreff an und senden Sie die Unterlagen bis zum

17. Juni 2026

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Fragen zum Bewerbungsprozess? Wenden Sie sich gerne an:

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