Office Manager:in / 12-16h/Woche, Vienna

Artplan GmbH ist ein Wiener Architekturbüro, das Projekte von der ersten Skizze bis zur Fertigstellung begleitet – von der Planung über die Bauleitung bis hin zur Projektentwicklung. Wir sind ein kleines, engagiertes Team mit hohem Qualitätsanspruch und suchen Verstärkung für unser Büro. Aufgaben

Terminkoordination, Korrespondenz, Postbearbeitung, Ablageorganisation, Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie Koordination externer Dienstleister (Reinigung, Wartung, Lieferanten u. a.) Vertragsablage, Dokumentenverwaltung, Unterstützung bei Ausschreibungen und Behördenwegen, ProjektadministrationVorbereitung der laufenden Buchhaltung, Belegverwaltung, Rechnungsstellung, Mahnwesen, Abstimmung mit dem Steuerberater Einsatz und Weiterentwicklung von KI-Tools im Büroalltag (Textgenerierung, Recherche, Dokumentenverarbeitung, Automatisierung) zusammengefsst: Gesamte Büroorganisation, Verwaltung&Administration Qualifikation

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation von Vorteil Erfahrung in Büroorganisation, Assistenz oder Verwaltung Grundkenntnisse in Buchhaltung oder Buchhaltungsvorbereitung Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools Offenheit und Interesse für KI-Anwendungen im BüroalltagSelbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Benefits

Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten Helle, moderne und sehr gut ausgestattete (klimatisierte) Büroräumlichkeiten in zentraler Lage Kleines Team = kurze und direkte Entscheidungsprozesse Marktkonforme Bezahlung, Basis = 2.900 Eur / Monat brutto VollzeitäquivalentWir freuen uns auf Deine Bewerbung!

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