Office Manager (Teilzeit, m/w/d), Vienna

Stellenbeschreibung Wir suchen eine zuverlässige und strukturierte Persönlichkeit für die Position Office Manager (Teilzeit). Sie halten den Bürobetrieb am Laufen und unterstützen die Geschäftsleitung sowie alle Abteilungen in administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Belangen.

Aufgaben

Beschaffung von Büromaterial und betrieblichen Bedarfsartikeln inkl. Angebotsprüfung und Lieferantenkoordination

Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen (Flug, Hotel, Bahn, Mietwagen)

Erstellung von Reisekostenabrechnungen gemäß interner Richtlinien

Überprüfung und Pflege der Zeiterfassungsdaten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Abstimmung mit der Lohnverrechnung sowie Verwaltung von Urlaubsanträgen

Prüfung, Erfassung und Kontierung eingehender Lieferanten- und Dienstleisterrechnungen

Laufende Einpflege der Belege in das Buchhaltungssystem

Abstimmung offener Posten und Zusammenarbeit mit der externen Buchhaltung

Postein- und -ausgang, Ablage und Dokumentenverwaltung

Empfang und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern

Koordination mit externen Dienstleistern und Behörden

Unterstützung bei der Organisation von internen Events und Meetings

Anforderungen

Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation

Einschlägige Berufserfahrung im Office Management oder in der Büroorganisation

Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook)

Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise

Hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift– beide Sprachen sind aufgrund unserer internationalen Ausrichtung zwingend erforderlich

Unser Angebot

Teilzeitanstellung (20–25 Wochenstunden, nach Vereinbarung) an unserem Standort in Wien

Motiviertes, internationales Team mit flachen Hierarchien

Viel Raum für persönliche und fachliche Weiterentwicklung

Moderner Arbeitsplatz im MQM 3.4, 1030 Wien

Marktkonforme Entlohnung gemäß Kollektivvertrag, Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung möglich

Grundvoraussetzungen

Arbeitsort: 100 % vor Ort an unserem Hauptsitz in 1030 Wien

Gültige EU-Arbeitsgenehmigung erforderlich

SCARLETRED ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert.

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