Stellvertretende Teamleitung Kommunikation und Services&Drit …, Vienna

Das machen Sie konkret:

Stellvertretende Teamleitung (Team Kommunikation und Services):

Unterstützung der Teamleitung in der operativen und organisatorischen Steuerung des Bereichs; Vertretung in definierten strategischen Agenden.

Drittmittelmanagement:

Eigenverantwortliche Koordination der Verwaltungsabläufe im Drittmittelbereich der DLE (Budget- und Personalagenden), inkl. Aufnahme neuer Projektmitarbeiter*innen; Koordination an der Schnittstelle zwischen Projektleiter*innen, HR und Controlling.

Interne Kommunikation und Intranet-Management (Zielgruppe Mitarbeitende):

Redaktions- und Koordinationsverantwortung für den Intranetauftritt des International Office.

Office Management (inkl. IT-Agenden):

Koordination sämtlicher personaladministrativer Prozesse (inkl. Bewerbungsmanagement, Onboarding, First‑Level‑Support bei Arbeitszeit- und Reisefragen); Vertragsmanagement inkl. Bearbeitung komplexer Fälle in Abstimmung mit HR.

Budgetverwaltung und -controlling:

Jahresbudgetplanung und Monitoring der Globalbudget‑Kostenstellen, Rechnungsprüfung.

Selbständige Betreuung der gesamten IT‑Agenden der DLE:

Beschaffung, Einrichtung und Wartung von Hard‑ und Software (inkl. Support); Account‑ und Share‑Management.

Ihr Profil– Erforderliche Qualifikationen:

Abgeschlossenes facheinschlägiges Bachelorstudium oder gleichwertige Qualifikation.

Berufserfahrung in Büroorganisation, Finanz‑/Budgetagenden und/oder Drittmittelverwaltung, idealerweise im universitären oder wissenschaftsnahen Umfeld.

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Souveräner Umgang mit MS Office; Kenntnisse in SAP, TYPO3 sowie gängigen Grafik‑/Layout‑Tools.

Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise.

Hohe soziale und kommunikative Kompetenz, Teamfähigkeit und Serviceorientierung; Resilienz und Durchsetzungsfähigkeit.

Erwünschte Qualifikationen:

Vertrautheit mit universitären Abläufen, Förderlogiken sowie IT‑ und Datenschutz‑Standards von Vorteil.

Erfahrung mit personaladministrativen Prozessen inkl. Vertragsmanagement, Grundkenntnisse in Arbeitsrecht.

Das bieten wir Ihnen:

Work‑Life‑Balance: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, auch remote zu arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Teil eines engagierten Teams mit vielfältigem universitärem Hintergrund, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Guteöffentliche Anbindung: Der Arbeitsplatz ist bequem mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar.

Interne Weiterbildung: Laufende Möglichkeiten, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.

Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.131,30 erhöht sich, wenn Berufserfahrungen angerechnet werden können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team.

Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

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