Wien Office Manager&Team Assistant (m/w/d), Vienna

Office Manager&Team Assistant (m/w/d) ist die zentrale Anlaufstelle in unserem Wiener Office und sorgt dafür, dass unser Büro reibungslos funktioniert. Du koordinierst den Büroalltag, übernimmst organisatorische und administrative Aufgaben und unterstützt unsere Teams bei ihren täglichen Abläufen.

Du sorgst dafür, dass unsere Büroräumlichkeiten einladend ausgestattet sind und schaffst eine Büroumgebung, in der man gerne arbeitet. Durch dein Organisationstalent, deine Serviceorientierung und dein Gespür für ein positives Arbeitsumfeld trägst du maßgeblich dazu bei, dass sich alle Kolleg:innen und Gäste rundum gut betreut fühlen.

erste Anlaufstelle am Front Desk

– Nimmst du Anrufe entgegen, empfängst und betreust unsere Gäste und unterstützt deine Kolleg:innen bei administrativen und organisatorischen Fragen.

Facility Management

– Kommunikation mit der Hausverwaltung, Koordination von Reinigung und Reparaturen, Arbeitsplatzorganisation.

Büroorganisation

– Postbearbeitung, Rechnungskontrolle, Dokumentenablage und Bestellwesen (Büromaterial, Kaffee, Getränke, Obst, Reinigungsmaterial).

Travel Management

– Reisedatenplanung, Hotel- und Flugbuchungen.

Assistenzaufgaben für das Vertriebsteam

– Terminkoordination, Kundenkommunikation per Telefon und E‑Mail, Datenpflege und Unterlagenerstellung.

Planung&Organisation interner Veranstaltungen

– Sommerfest, Weihnachtsfeier, Teamevents, Onboarding neuer Kolleg:innen.

Dein Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Office Management, Front Desk oder einer vergleichbaren administrativen Rolle.

Proaktives, lösungsorientiertes Denken, Hands‑on‑Mentalität und Organisationstalent.

Teamplayer mit starker Kommunikations- und Serviceorientierung für ein positives Arbeitsumfeld.

Versiert im Umgang mit Microsoft Office (Office 365, SharePoint) sowie sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Warum wir?

Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet.

Ein hochmotiviertes Arbeitsumfeld sowie Teamarbeit mit hohem Wissenstransfer.

Unterstützung bei der persönlichen Weiterentwicklung durch Schulungen und Mentoring.

Moderne, leistungsstarke Arbeitsumgebung und Ausstattung.

Bikeleasing‑Möglichkeit und Zugang zur Corporate‑Benefits-Plattform.

Gratis Getränke, Kaffee und frisches Obst.

GBTEC steht für gelebte Vielfalt und schätzt daher alle Bewerbungen, unabhängig von Nationalität, ethnischem und/oder sozialem Hintergrund, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Bitte beachten Sie, dass wir keine unaufgeforderten Bewerberprofile von Personaldienstleistern berücksichtigen.

Wir freuen uns auf Deine aussagekräftige Bewerbung – bitte gib Deinen frühestmöglichen Eintrittstermin sowie Deine Gehaltsvorstellung an – und sende sie über unsere Homepage oder alternativ an . Für Fragen steht Dir Frau Iris Rauh unter +43 1 367 0876‑114 gerne zur Verfügung.

GBTEC Software AG Gesundheitscampus‑Süd 23 44801 Bochum Deutschland

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