Vorstandsassistenz (m/w/d)– sinnstiftendes Umfeld | Vollzeit, Vienna

Ihre Aufgaben Sie betreuen ehrenamtlich engagierte Persönlichkeiten aus Politik und Wirtschaft mit besonderer Sorgfalt, Diskretion und einem hohen Maß an Serviceorientierung. Dabei ist es wichtig, Situationen sensibel zu erfassen, unterschiedliche Interessen auszubalancieren und dennoch klar und strukturiert zu bleiben.

Ein zentraler Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt in der Protokollführung (Schriftverkehr): Sie bereiten Sitzungen vor, begleiten diese inhaltlich und erstellen präzise, strukturierte und verlässliche Ergebnisprotokolle, die als Entscheidungs- und Arbeitsgrundlage dienen.

Sie koordinieren einen hochdynamischen Kalender mit vielen Terminen, Slots und kurzfristigenÄnderungen. Flexibilität, Spontanität und die Fähigkeit, Prioritäten laufend neu zu ordnen, gehören daher zu Ihrem Arbeitsalltag. Fristen, Deadlines und Termine haben Sie jederzeit im Blick und sorgen für reibungslose Abläufe – auch dann, wenn sich Pläne rasch ändern.

Als Assistenz arbeiten Sie nicht allein, sondern sind Teil eines offenen, gleichwertigen Assistenzteams. Einzelkämpfer:innen mit starkem Alleinentscheidungsdrang sind hier fehl am Platz. Gefragt ist vielmehr eine Persönlichkeit, die gerne abstimmt, Themen transparent teilt und offen, ehrlich und respektvoll kommuniziert. Die Zusammenarbeit ist wenig hierarchisch, sehr kollegial und geprägt von gegenseitigem Vertrauen.

Darüber hinaus fungieren Sie als verbindende Schnittstelle zwischen internen Bereichen und externen Ansprechpartner:innen und tragen wesentlich zu einem professionellen, wertschätzenden Gesamtauftritt der Organisation bei.

Ihr Profil

Abgeschlossene Ausbildung mit Matura

Mehrjährige Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich

Ausgeprägtes Organisationstalent und hohe Termin- und Fristenaffinität

Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit, insbesondere für Protokolle

Diplomatisches Geschick, Serviceorientierung und Diskretion

Teamgeist, Offenheit und Freude an Zusammenarbeit auf Augenhöhe

Hohe Flexibilität und Belastbarkeit in einem beweglichen Arbeitsumfeld

Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint)

Das Angebot

Vollzeitstelle in einem sinnstiftenden, gesellschaftlich relevanten Umfeld

Abwechslungsreiche Tätigkeit mit Verantwortung, Gestaltungsspielraum und Sicherheit

Offene Teamkultur ohne starre Hierarchien

Wertschätzendes Arbeitsklima und kollegiale Zusammenarbeit

Möglichkeit zu Homeoffice (nach Vereinbarung)

Getränke, Tee&Café

Bruttomonatsgehalt ab EUR 3.500 (Vollzeit) mit Bereitschaft zurÜberzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung

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