Office Manager, Vienna

Key Responsibilities of the Role

Responsible for managing staff needs in terms of travel and accommodation. Attends meetings at the request of the senior management team, documents minutes and distributes them to all relevant parties. Ensures that all employees have an appropriate environment to undertake their duties. Co‑ordinates, manages and orders all office supplies including canteen food requirements.Manages holiday rotas for all senior staff on site. Manages the smooth running of the Administration, Payroll and Time Management team that will report directly. Assists the business unit management on sensitive/commercial tasks within the business. Organises and maintains data in spreadsheets; generates reports; organises paperwork and other related administrative duties as required.Manages all office systems, procedures and facilities to ensure efficient and smooth operation. Continually seeks out best practice and more efficient ways of working to enhance office and general business efficiency. Works with IT to ensure all IT supplies and hardware for the project are ordered on time.Communicates to IT if replacements are required and manages the tracking of IT equipment through the Asset Panda portal. Manages all office‑related service agreements. Provides professional secretarial service to senior leadership team particularly in client correspondence and proposals, presentation preparation.Works in conjunction with HR to maintain office policies as necessary. All other duties associated with this role. Essential Criteria For The Role

Proven experience as an administrative assistant supporting senior management in a busy office environment for 5+ years. Qualification in Business, Level 5 or higher. Experience working in a busy construction environment. Excellent working knowledge of the Microsoft Office suite – Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint.Excellent working knowledge of SAP. Experience in processing high volume employee time management system. The ability to work with confidential information in a professional&trustworthy manner. Excellent organisational, multi‑tasking skills and dedication to completing projects in a timely manner. The confidence to respond to all enquiries effectively and professionally to the Senior Leadership team. The ability to work on your own initiative and be an integral part of a busy team.Ability to effectively manage time, prioritise tasks and work within deadlines with little supervision. Ability to take initiative and exercise good judgment and be part of change management. Ability to work in a fast‑paced environment. Mercury is an equal opportunities employer

Hauptverantwortlichkeiten Der Stelle

Verantwortlich für die Organisation von Reise- und Unterkunftsbedürfnissen der Mitarbeiter. Nimmt auf Anfrage der Geschäftsleitung an Sitzungen teil, protokolliert diese und verteilt die Protokolle an alle relevanten Parteien. Gewährleistet, dass alle Mitarbeiter über ein geeignetes Arbeitsumfeld verfügen,um ihre Aufgaben zu erfüllen.Koordiniert, verwaltet und bestellt den gesamten Bürobedarf einschließlich der Kantinenverpflegung. Verwaltet die Urlaubspläne für alle leitenden Angestellten vor Ort. Verantwortlich für den reibungslosen Ablauf im Bereich Administration, Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung, die direkt unterstellt sind.Unterstützt das Management der Geschäftseinheit bei sensiblen/kommerziellen Aufgaben innerhalb des Unternehmens. Organisiert und pflegt Daten in Tabellenkalkulationen; erstellt Berichte; organisiert Papierkram und erledigt bei Bedarf weitere damit verbundene administrative Aufgaben. Alle Bürosysteme,-verfahren und -einrichtungen verwalten, um einen effizienten und reibungslosen Bürobetrieb zu gewährleisten.Ständig nach Best Practices und effizienteren Arbeitsweisen suchen, um die Büro‑ und allgemeine Geschäftseffizienz zu verbessern. Mit der IT-Abteilung zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle IT-Materialien und Hardware für das Projekt rechtzeitig bestellt werden. Bei Bedarf IT kontaktieren und die Nachverfolgung der IT-Geräte über das Asset‑Panda‑Portal verwalten.Alle bürobezogenen Dienstleistungsverträge verwalten. Professionelle Sekretariatsdienste für das Führungsteam bereitstellen, insbesondere in Kundenbereich. Korrespondenz und Angebotserstellung, Vorbereitung von Präsentationen. In Zusammenarbeit mit der Personalabteilung die Einhaltung der Bürorichtlinien sicherstellen.Alle weiteren mit dieser Position verbundenen Aufgaben. Wesentliche Kriterien Für Die Stelle

Nachweislich langjährige Erfahrung als Verwaltungsassistentin mit Schwerpunkt auf der Unterstützung der Geschäftsleitung in einem geschäftigen Büroumfeld (über 5 Jahre). Qualifikation im Bereich Wirtschaft, Stufe 5 oder höher. Erfahrung in der Arbeit in einem geschäftigen Baustellenumfeld.Hervorragende Kenntnisse der Microsoft Office Suite– Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint. Hervorragende SAP-Kenntnisse. Erfahrung in der Verarbeitung großer Mengen von Mitarbeiterzeiterfassungssystemen. Die Fähigkeit, mit vertraulichen Informationen professionell und vertrauenswürdig umzugehen.Ausgezeichnete Organisations- und Multitasking‑Fähigkeiten sowie hohes Engagement für die termingerechte Fertigstellung von Projekten. Das Selbstvertrauen, alle Anfragen an das Senior Leadership Team effektiv und professionell zu beantworten. Die Fähigkeit, eigeninitiativ zu arbeiten und ein integraler Bestandteil eines geschäftigen Teams zu sein.Die Fähigkeit, die Zeit effektiv zu managen, Aufgaben zu priorisieren und innerhalb von Fristen mit wenig Aufsicht zu arbeiten. Die Fähigkeit, Eigeninitiative zu ergreifen, ein gutes Urteilsvermögen zu beweisen und sich an Veränderungsprozessen zu beteiligen. Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten.Mercury ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. #J-18808-Ljbffr