Sachbearbeiter:in HR-Administration&Veranstaltungskoordinati …, Vienna

Über Takeda Takeda ist ein weltweit führendes, werteorientiertes biopharmazeutisches Unternehmen. In Österreich deckt Takeda die gesamte Wertschöpfungskette ab: von der Forschung über die Produktion bis zum Vertrieb. Als zertifizierter Top Employer bietet Takeda rund 4.500 Mitarbeiter:innen ein attraktives Arbeitsumfeld mit Fokus auf Innovation und Gesundheit.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort:

Sachbearbeiter:in HR-Administration&Veranstaltungskoordination (Teilzeit&befristet) Dienstort: 1220 Wien

Start: 01.06.2026

Beschäftigungsausmaß: Teilzeit (25h/Woche mit Bereitschaft zur Flexibilität) | Gleitzeit (Mo-Fr)

Befristung: bis 31.12.2026

Über die Rolle Wir suchen eine strukturierte und hochzuverlässige Persönlichkeit zur Unterstützung unseres Teams im Bereich Veranstaltungsmanagement und Administration. Wenn Sie Freude an präziser Arbeit haben und durch Ihr Organisationstalent überzeugen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Ihre Aufgaben 1. Organisation&Koordination von Veranstaltungen

Organisation von Informationsveranstaltungen

Nachbereitung der Events (z. B. Bereitstellung von Unterlagen an Teilnehmende)

2. Teilnehmer-&Antragsadministration

Laufende Wartung der Teilnehmer:innen-Listen

Bearbeitung von Anträgen (Abgleich der Berechtigungen, Einholung von Unterschriften)

Schnittstellenfunktion (Weiterleitung von Dokumenten an Partner und Information der Teilnehmenden)

3. Rechnungsbearbeitung

Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen inklusive Berechtigungsabgleich

Wartung der Rechnungsliste und Vorbereitung zur Freigabe

4. Dokumentenmanagement&Administration

Kontrolle, Ausdruck und Digitalisierung von Dokumenten

Systematische Ablage von Unterlagen

Präzise Datenerfassung und Pflege von Übersichts- sowie Trackinglisten

5. Kommunikation&Auskunft

Beantwortung von Standardanfragen von Teilnehmenden

Gezielte Weiterleitung komplexer Anfragen an die zuständigen Fachbereiche

Das bringen Sie mit

Berufserfahrung: Sie verfügen über mindestens 2 Jahre einschlägige Erfahrung in vergleichbaren Tätigkeiten (z. B. im Front- oder Back-Office, Rechnungswesen oder in einer Personalabteilung).

Selbstständigkeit: Sie zeichnen sich durch eine sehr selbstständige Arbeitsweise aus, erkennen Prioritäten eigenständig und treiben Ihre Aufgaben proaktiv voran.

Genauigkeit: Sie arbeiten extrem präzise und behalten auch bei Routineaufgaben stets den Fokus auf Details.

Zuverlässigkeit&Vertrauenswürdigkeit: Auf Ihr Wort und Ihre Arbeitsqualität ist jederzeit Verlass. Ein diskreter Umgang mit sensiblen Daten ist für Sie selbstverständlich.

Organisationstalent: Sie strukturieren Ihren Arbeitsalltag effizient, sind belastbar und behalten auch bei hohem Aufkommen denÜberblick.

IT-Affinität: Sie sind sicher im Umgang mit MS Office (insbesondere Excel und Listenführung).

Kommunikationsstärke: Sie überzeugen durch ein freundliches und professionelles Auftreten gegenüber Teilnehmenden und Partnern.

Was wir bieten

Zertifiziertes familienfreundliches Unternehmen

Weiterbildungs- und -entwicklungsmöglichkeiten

Umfassende Trainings- und Fortbildungsprogramme sowie Persönlichkeitsentwicklung und Mentoringprogramm

Firmeninterne Job Rotations im In- und Ausland

Mitarbeiter*innenempfehlungs- und -anerkennungsprogramme

Aktive Teilnahme an Netzwerkgruppen zu verschiedenen Themen (z. B. Diversity, Equity&Inclusion, Nachhaltigkeit)

Vielfältige Gesundheits- und Fitnessangebote

Kostenlose Impfungen, Psychologische Beratung

Firmen-Events&Feste

Betriebsrat

Betriebsrestaurant zu gestützten Preisen

Bilingualer Betriebskindergarten / Betriebliche Kinderbetreuung

Guteöffentliche Anbindung

Inhouse Fitness&Wellness Center in Wien

Schlüsselwörter

HR, Personal, Administration, Projekt, Veranstaltung, Organisation, Human Resources

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