Congress Project Manager, Vienna

OCEAiN GmbH ist das Head-Office einer internationalen, dynamisch erfolgreichen medizinischen Non‑Profit‑Gesellschaft mit Fokus auf entzündlichen Darmerkrankungen (Inflammatory Bowel Disease, IBD). Sie übernimmt sämtliche Bereiche des Vereins‑ und Kongress‑Managements und veranstaltet den jährlichen Kongress mit über 8.000 Teilnehmern, der zu den größten medizinischen Kongressenin Europa zählt.

Wir suchen einen dynamischen und engagierten

Congress Project Manager , der Englisch und Deutsch fließend beherrscht.

Ihr Aufgabengebiet

Korrespondenz und Verhandlungen mit Convention‑Bureaus, Kongresszentren und allen Zulieferfirmen (internationale Ansprechpartner)

Erstellung des jährlichen Kongress‑Budgets

Erstellung von Ausschreibungsunterlagen für künftige Kongresse

Vor‑ und Nachbereitung von Site Inspections

Management von Hotelkontingenten gemeinsam mit unserem Housing‑Partner

Koordination der wissenschaftlichen Programmerstellung (Kongress und Kurse am Kongress): Erstellung und Versand von Einladungen an Sprecher, Korrespondenz mit Sprechern

Korrespondenz mit Mitgliedern des Programmkomitees und Kursteilnehmern inkl. Abstract‑Handling

Einreichung für CME‑Akkreditierung (Kongress und Kurse am Kongress)

Vorbereitung von PowerPoint‑Präsentationen

Beantwortung allgemeiner E‑Mail‑Anfragen zum Kongress und den Kursen

Erstellung von Meeting‑Protokollen auf Englisch

Koordination von On‑Site‑Personal für den Kongress

Erstellung von Print‑ und Online‑Publikationen (Kongressprogramme, Werbematerial usw.) sowie einzelner Website‑Bereiche

Gesamtüberblick und Unterstützung aller kongress‑relevanten Aufgaben

On‑site‑Management

Rasche Evaluierung und Nachbearbeitung des Kongresses inkl. Statistiken

Unsere Anforderungen

Berufserfahrung in Organisation und Management von (medizinischen) Kongressen in der Größe von mindestens 3.000 Teilnehmern

Kenntnisse der Meeting‑Industrie, von Compliance‑Regulierungen und zukünftigen Herausforderungen im Bereich technischer Entwicklungen bei Kongressen

Ausgezeichnete Englisch‑ und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (weitere Sprachkenntnisse von Vorteil)

Exzellente IT‑Kenntnisse (MS Office: Word, Excel, Power Point; Internet; E‑Mail; weitere IT‑Kenntnisse von Vorteil)

Zehnfingersatz am Computer (250 Zeichen und 50 Wörter pro Minute)

Mehrjährige Projektmanagement‑Erfahrung, hohes Maß an Belastbarkeit und Flexibilitätsbereitschaft

Eigeninitiative und Fähigkeit zu selbstständigem Arbeiten sowie die Fähigkeit, über Aufgabenbereiche des ganzen Kongressteams den Überblick zu behalten

Genauigkeit, Liebe zum Detail, Zuverlässigkeit, Kooperation mit dem Team und Einsatzfreude

Exzellente Umgangsformen

Wir bieten

Eine Position mit abwechslungsreichen Tätigkeiten in einem spannenden und herausfordernden Umfeld in einem jungen, internationalen, dienstleistungsorientierten und hoch motivierten Team.

Saisonabhängige zeitliche Flexibilität: je nach Arbeitsintensität kann an 4 oder 5 Tagen in der Woche gearbeitet werden

Arbeitsbedingungen Stellenart:

Vollzeit (Festanstellung)

Standort:

Wien

Arbeitsmodell:

On‑site

Wöchentliche Arbeitszeit:

38,5 Stunden, Montag bis Freitag

Die Stelle ist noch offen. Bitte senden Sie Ihre Bewerbung in Englisch mit CV, Gehaltsvorstellung und Foto an OCEAiN GmbH.

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