Front Office/Office Manager:in (m/w/d), Vienna

Für unser Front Office und Office Management suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die mit Organisationstalent, Serviceorientierung und einem freundlichen Auftreten den Büroalltag mitgestaltet und als erste Anlaufstelle im Haus für einen reibungslosen Ablauf sorgt.

Sieübernehmen eine zentrale Rolle in unserem Büroalltag und tragen mit Ihrer strukturierten Arbeitsweise, Ihrem Gespür für Menschen sowie Ihrem Blick für ein angenehmes Umfeld wesentlich dazu bei, dass unser Office professionell, herzlich und effizient geführt wird.

Wenn Sie Freude daran haben, Organisation und Service miteinander zu verbinden, denÜberblick zu bewahren und in einem vielseitigen Umfeld Verantwortung zu übernehmen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Was Sie erwartet– Ihre Aufgaben&Verantwortungen

Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Kunden und Mitarbeiter:innen als erste Ansprechperson im Haus

Organisation und Sicherstellung eines professionellen und reibungslosen Office-Betriebs

Betreuung von Besprechungen und Unterstützung bei der Vorbereitung von Meetingräumen

Koordination kleiner Bewirtungsagenden sowie Sicherstellung eines gepflegten und einladenden Office-Umfelds

Verwaltung der Ein- und Ausgangspost sowie allgemeiner organisatorischer Agenden

Telefonvermittlung und professionelle Weiterleitung eingehender Anfragen

Bestellwesen für Büromaterial, Getränke und sonstige benötigte Ressourcen

Organisation und Buchung von Geschäftsreisen sowie Hotelunterkünften inklusive

Verwaltung und Kontierung von Kreditkartenabrechnungen

Eingangsrechnungskontrolle

Enge Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen zur Unterstützung eines gut funktionierenden Büroalltags

Unterstützung bei der Organisation von Kunden- und Mitarbeiterveranstaltungen

Was Sie mitbringen– das ist uns wichtig

Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten

Freude am Umgang mit Menschen sowie ein ausgeprägtes Gespür für einen wertschätzenden Empfang und professionellen Service

Organisationsstärke, Eigeninitiative und eine strukturierte Arbeitsweise

Hands-on-Mentalität sowie die Fähigkeit, mehrere Themen gleichzeitig im Blick zu behalten

Gute Kommunikationsfähigkeit und hohe Teamorientierung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Ausbildung, idealerweise mit Bezug zu Office, Empfang, Tourismus oder Hotellerie

Erste einschlägige Berufserfahrung im Front Office, Office Management, Empfang oder in einer serviceorientierten Tätigkeit von Vorteil

Grundwissen in Buchhaltung von Vorteil

Gute MS-Office-Kenntnisse

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten für diese Position ein leistungsorientiertes Bruttojahresgehalt von mind. EUR 45.000 auf Basis Vollzeit. Dieses beinhaltet ein Fixum und einen variablen Bonus, abhängig von Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung. Eine Bereitschaft zur Überzahlung ist gegeben.

Was wir bieten– Ihre Perspektive Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet, ein kollegiales, teamorientiertes Betriebsklima und alle Vorteile eines modernen, zukunftsorientierten Unternehmens. Unser attraktives Benefit Programm beinhaltet u.a.:

Flexibles Arbeiten

Projektvielfalt

team Academy&Weiterbildung

Buddysystem

team Work

Flache Hierarchie

Jobticket

Verpflegungszuschuss

team Events

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