Mitarbeiter:in kaufmännische Adminstration (d/m/w) - Vollzeit, Vienna

Zur Verstärkung unseres Teams Kaufmännische Administration & Support suchen wir ab sofort in Vollzeit eine:n kaufmännische:r Adminstrator:in.

Das Team unterstützt bei sämtlichen kaufmännischen sowie administrativen Fragestellungen. Zu den Aufgaben zählen die Betreuung des auftragsbezogenen Datenmanagement im ERP-System und die Prüfung und Freigabe von Kalkulationen im Angebotsprozess. Zudem berät das Team die Projektleiter:innen von der Angebotserstellung bis zum Auftragsabschluss. Weitere Aufgaben sind die Erstellung von Kalkulationen, Zahlungsplänen und Angeboten sowie die Rechnungslegung und Auditbegleitung. Ergänzend dazu fällt auch das auftragsbezogene Bestellwesen in den Verantwortungsbereich eines:r kaufmännischen Administrators:in.

• Unterstützung der Projektleitung und des Projektmanagements in laufenden Projekten und Aufträgen

• Mitwirkung in der Vorprojektphase, insbesondere bei Erlös- und Kostenkalkulationen sowie bei der Erstellung von Fakturierungsplänen

• Unterstützung bei der Angebotserstellung für Ministerien inkl. Mitwirkung im Freigabeprozess

• Proaktives Einholen und Aufbereiten aller relevanten Projektdaten (inkl. Verträge) zur korrekten kaufmännischen Abbildung im ERP-System (z. B. Stunden- und Kostenplanungen) über die gesamte Projektlaufzeit

• Verantwortung für die fristgerechte Erstellung von Ausgangsrechnungen

• Abwicklung und Dokumentation sämtlicher auftragsbezogener Bestellprozesse im ERP-System

• Erstellung von kaufmännischen Reports (z. B. Kostenübersichten, Stundenaufstellungen)

• Unterstützung bei der Abwicklung nationaler und internationaler Förderprogramme (z. B. FFG, ACRP, Horizon Europe) und Unterstützung in internationalen Projekten (z.B. mit der Europäischen Kommission, Pillar) sowie sukzessive Einarbeitung in diesen Bereich

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK oder vergleichbar)

• Berufserfahrung in einer ähnlichen kaufmännischen Position von Vorteil

• Erfahrung in der Projektabrechnung und -abwicklung, idealerweise in Förder- oder internationalen Projekten

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Gute EDV-Kenntnisse, insbesondere MS Office (vor allem Excel)

• Strukturierte, selbständige und zuverlässige Arbeitsweise

• Verantwortung: Du bist in einem verantwortungsvollen Aufgabenbereich tätig und arbeitest gemeinsam mit engagierten Kolleg:innen an nachhaltigen Perspektiven für Umwelt und Gesellschaft.

• Vielfalt: Du bist für eine Arbeitgeberin tätig, die die Vielfalt ihrer Mitarbeiter:innen schätzt, unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht, Behinderung, ethnischer Zugehörigkeit, Religion oder sexueller Orientierung.

• Flexibilität: Du kannst deine Arbeit flexibel gestalten. Unser Gleitzeitmodell und die Möglichkeit von Telearbeit, einschl. Laptop und Diensthandy helfen dir dabei.

• Work-Life-Balance: Durch unsere regelmäßige Teilnahme am Audit Beruf & Familie kannst du Familie & Arbeit gut vereinbaren.

• Anbindung: Du arbeitest an einem zentral gelegenen Standort in Wien, mit Anbindung an die U-Bahn; für dein Fahrrad haben wir einen absperrbaren Abstellplatz.

• Weiterbildung: Du kannst dich regelmäßig fachlich weiterbilden, damit wir gemeinsam langfristig die Perspektiven für Umwelt & Gesellschaft gestalten können und dein Buddy gibt dir in deiner Anfangszeit Einblicke in unsere Kultur.

Die Stelle ist ab sofort verfügbar. Für diese Position gilt ein KV-Mindestgrundgehalt ab € 2 714,40 brutto pro Monat (Vollzeit), mit Bereitschaft zur Überzahlung abhängig von deiner beruflichen Qualifikation und Erfahrung.

Wir haben dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns schon auf deine Bewerbungsunterlagen. Deine Angaben behandeln wir natürlich streng vertraulich. Die Bewerbungsfrist endet am 05.07.2026.

Wichtig zu wissen: Wir starten mit unserem Auswahlprozess schon vor Ablauf der Bewerbungsfrist. Sobald wir geeignete Personen gefunden haben, schließen wir unseren Auswahlprozess ab.

Ansprechperson:

Sandra Knorr

Tel: +43-(0)664 88 67 4082

E-Mail: (Bitte beachte, dass Bewerbungen ausschließlich über unser Jobportal angenommen werden können)